Algumas pessoas “torcem o nariz” quando ouvem a palavra reunião. De fato, dependendo do formato, esses encontros podem ser bem cansativos e até perda de tempo, mas com certeza nenhuma empresa quer que seja assim. Então, qual é o segredo para uma reunião produtiva, que entregue valor para os participantes?
Neste artigo, elencamos boas dicas para alcançar esse objetivo. Acompanhe os próximos tópicos!
Como perceber se a reunião é produtiva?
Durante uma reunião podem surgir ideias, estratégias e tomadas de decisões importantes para o sucesso da empresa. No entanto, dificilmente acontecerá se os encontros carecerem de ter:
- aproveitamento do tempo;
- foco;
- planejamento prévio;
- e boa comunicação.
Sem esses aspectos, uma reunião de profissionais pode se transformar em um simples encontro social, sem efeitos positivos para o negócio.
O que fazer para ter uma reunião produtiva?
Para alcançar o nível de qualidade elencado no tópico anterior, é necessário adotar algumas estratégias. A seguir, apontaremos as principais.
1. Indique um líder
Sem uma pessoa para tomar a dianteira da reunião, não haverá um rumo certo a seguir. O resultado será muita confusão e até mesmo possíveis desentendimentos. Por outro lado, com um líder conduzindo os assuntos, desvios improdutivos serão evitados e a participação de todos será mais estimulada.
2. Planeje
A falta de um planejamento já sinaliza a possibilidade de uma reunião ruim. Para evitar isso, o líder precisa elaborar uma pauta com os assuntos a ser discutidos, estabelecer horários para o início, para o fim da reunião e o tempo para abordagem de cada tópico durante. Essas informações, com possíveis referências, podem ser enviadas com antecedência para os participantes se prepararem também.
3. Defina o número de participantes
Uma reunião em que o objetivo seja, por exemplo, tomada de decisões, é mais efetiva com um número pequeno de participantes. Dessa forma, todos podem participar e o ambiente ficará mais tranquilo. A menos que seja de uma palestra ou para passar informações, formato no qual um fala enquanto os outros apenas escutam, mas caso esse não seja o objetivo, o ideal é ter um grupo menor.
4. Aponte metas
As metas da reunião devem estar bem claras na pauta. Após a conclusão do evento, os objetivos definidos precisam ser documentados, enviados para os participantes e reavaliados no início da próxima reunião. Desta forma os participantes entendem que os encontros são importantes e que apresentam resultados.
5. Ouça com atenção
Todos podem expressar suas opiniões e nenhum participante deve monopolizar as discussões. Para evitar isso, o líder precisa se atentar a organizar a reunião de forma que cada pessoa possa ter um espaço para seu argumento ser apresentado.
6. Use as ferramentas certas
As reuniões por videoconferências são a nova realidade de muitas empresas, uma vez que boa parte das equipes estão em home office. Graças à tecnologia, ferramentas virtuais como ZOOM, Skype e Google Meet são a solução para reuniões remotas. Por meio dos recursos dessas plataformas, os encontros virtuais ficam bem parecidos com os físicos.
7. Estabeleça regras
Para manter as “rédeas” da reunião, regras são fundamentais, em especial as que se referem ao comportamento dos participantes. Seja em encontros remotos ou presenciais, cada participante precisa ter a hora dele para falar, estar vestido de forma adequada e não interromper quando outro está falando. Quem estabelece essas diretrizes é o líder.
Sem dúvidas, uma reunião produtiva pode ajudar a levar o negócio para altos patamares no mercado em que atua. Seguindo as sugestões apresentadas, todos saem ganhando.
O que achou de nossas dicas? Entendeu como tornar a reunião produtiva na sua empresa? Então, não perca os próximos conteúdos valiosos do nosso blog!
